企业信息化是一个过程，任何企业的信息系统都不是一次性搭建完成的，而在这个过程里，工作流应尽早被引入。在整个信息系统架构中，工作流属于一个平台软件，它的功能类似于一个中间件、操作系统或数据库，起到的是一个支撑性的作用。打个比方，把信息化建设看成盖一座大楼，那么操作系统、数据库就类似于地基；大楼里的房间就是各个不同的系统，有大有小，效用不同；而工作流就像大楼里的水、电、空调、通信、消防等设施。对这幢大楼来说，没有水电、消防等系统，大楼的完整性并没有遭到破坏，但这会是一幢原始、低级、落后的大楼，基本没有什么使用价值。
如上所述，工作流的重要性不言而喻，可是如何选择一个优秀的工作流产品和厂商来导入工作流呢？
选型先确定系统架构与目标
一般来说，作为一个中间件产品，工作流没有什么行业特性，选择工作流产品不需要考虑行业特点。在做选型决策时，从战略上讲需要着重考虑两点：
首先要调研当前信息系统的架构。首先需要了解企业当前有哪些系统，这些系统有多少可能会和工作流系统做整合，它们对操作系统、数据库有哪些要求。如果可能，尽量要求工作流产品和当前系统采用相同的操作系统和数据库，以降低采购和维护成本。其次，看看当前系统采用的语言有哪些，如果所有或部分系统能和工作流产品采用相同的编程语言，就可以降低将来整合的难度，并降低未来的开发难度。当然，这些条件并不是必要的，能满足这些条件更好。
其次需确定导入工作流要实现的目标。首先是导入系统的目标。如果说导入的范围仅仅限于单一系统或单一部门，就只需要考虑工作流系统是否满足这个系统或或单一部门的需求即可，例如在实施eHR的过程中，需要引入工作流，这个工作流系统仅需要满足HR即可。但更多的情况是工作流系统会管理整个企业的流程，会涵盖所有部门的流程，所以不但要考虑当时的情况，也需要有充分的预见性。工作流产品必须有充分的灵活性，以适应企业将来可能的组织或制度调整。
然后是确定对产品的目标要求，比如产品的易用性如何，需要达到什么样的性能水平等。很多用户希望工作流系统开发表单能更快速、简单，甚至受一些厂商误导，要求产品仅仅用拖拉式的操作就可以完成新表单的开发。但这样的要求仅对简单的表单管用，对一些数据来源比较复杂、包含一些复杂的逻辑判断的表单而言，写一些代码是必不可少的，这也是最直接有效的方式。
技术性能参考因素多
从技术或性能上看，在做选型决策时，需要重点考虑几个方面的因素。
首先是易用性，这一点至关重要，工作流是应用最广的一个系统，推广涉及到整个企业。如果易用性不好，将来系统上线就会遇到很多阻力。
其次是表单及流程的快速开发定制能力。每一家企业的表单范围及表单内容都会千差万别，流程也都会不一样。企业实施工作流，表单和流程基本上都需要全部重新开发和定制，所以工作流必须要有非常优秀的表单开发能力和灵活的流程定制能力。而且表单和流程也不会一成不变，系统要能灵活地修改表单和流程。
这里需要重复一点，千万不要期待可以不写一行代码就可以完成满足企业需求的复杂的表单。流程控制是可以做到的，但表单设计工具能满足所有要求的工作流系统是不存在的！
还需考虑系统的整合能力，作为一个工作流系统，强大的整合能力是一个必备条件。独立的工作流系统的应用范围是有限的，只有和其他系统(如ERP，HR，OA，Portal等)充分整合起来才能发挥最大的效益。举个例子，ERP有个用户下了一张订单，ERP可以通过工作流系统提供的接口直接启动订单审批流程，如果经过工作流审批通过，订单信息将传递给生产管理系统。生产管理系统再根据订单数据采购原材料、安排生产计划等。通过这样一个与其他系统无缝整合的工作流系统，可以优化企业的管理流程，提高生产效率。也只有这样，才能充分发挥工作流系统的效益。
工作流系统的整合与表单开发类似，不要期待不写一行代码就能完成与各种各样的系统的整合。
此外，性能稳定的重要性无需多言，性能不稳定不但影响工作流本身的使用效果，也会影响与工作流有交互关系的其他系统的使用效果，严重的会破坏数据的完整性；性能出现问题也会影响用户的使用，造成用户对系统的抵制，这一点在系统推广期间体现得尤其明显。
莫忘测试产品与厂商
尽可能充分了解产品，在选型时利用测试版或厂商提供的测试环境来了解产品是一个不错的办法。如果想自行使用测试版，前提是测试人员有丰富的工作流开发经验，并且厂商提供详细的使用手册，否则最好在厂商技术人员的陪同下进行测试。
因为工作流是一个平台性软件，开发表单和流程需要一定的工作流使用经验和技术基础，它的使用是有一定难度的。如果测试人员独立试用系统，会遇到一些困难和问题，在没有厂商的帮助下，这些困难和问题无从解决就会被无限放大，从而影响选型的客观性。
另外一个有效的办法是找一张企业内部典型的表单，让厂商来制作，根据表单完成后的实际效果来考察系统，也可以考察厂商的技术能力和设计能力。
目前国内有众多的工作流厂商，如Utimus、Teamplate、K2等，但这些外资品牌虽然名气大，产品型号多，但价格昂贵，而且在国内有些水土不服，成功案例不是很多。相反，本土一些厂商的产品反而值得关注和推荐，选型时可以重点考察。
来源：eNet论坛